Vi vet alla att ökad produktivitet i affärer, på jobbet, och i ditt liv har många fördelar. Glada chefer, nöjda kunder och naturligtvis de ekonomiska fördelarna också.
Men det kan vara svårt att uppnå en hög produktivitetsnivå och den deadline som en gång verkade så långt borta stirrar nu rakt på dig på din instrumentpanel.
Vilka är de bästa sätten att öka din produktivitet? Tja, vi har sammanställt några tips som kan hjälpa dig att återfå den svårfångade kvaliteten som kallas ”produktivitet”.
1. Skapa den perfekta miljön
Vad välkomnas du av när du öppnar kontorsdörren och går till ditt skrivbord? Är det ett rörigt utrymme av papper och kaffekoppar? Eller är rummet du arbetar i svalt, mörkt och tyst förutom det irriterande ljudet från dina medarbetares tangentbord?
Det är viktigt att känna sig bekväm när du går till jobbet, sätter dig ner och öppnar din lista av saker att göra för dagen. Om du känner dig bra och avslappnad när du arbetar kommer du att arbeta bättre och vara mer kreativ. Detsamma gäller dina kollegor och anställda också. Så ta steg för att skapa en positiv, varm, glad och avslappnad miljö att arbeta i.
Praktiska tips: Försök att ha belysning som inte är för intensiv eller ljus. Testa att sätta på musik för hela kontoret och låt de anställda välja spellistan. Skaffa stolar som är bekväma med bra hållning. Att ha dålig hållning eller ont i ryggen på jobbet kommer absolut inte att hjälpa produktiviteten.
2. Ta fler pauser
Frekventa korta perioder av arbete av god kvalitet är bättre än att arbeta i ett långt pass utan pauser. Studier visar att när det gäller arbete är intensivt och medvetet arbete bättre än utdraget och ofokuserat arbete. Om du tar många pauser av bra kvalitet kommer du att upptäcka att kvaliteten på ditt arbete också kommer att förbättras.
Praktiska tips: Försök att planera dina raster, till exempel om du börjar arbeta kl. 09.00, planera sedan dina raster för kl. 10.00, 12.00, 15.00, 17.00. Försök att komma bort från ditt skrivbord och gå till en annan del av kontoret, till exempel köksdelen. Försök att delta i en konversation som inte handlar om arbete för att ta tankarna borta en kort stund. Gå ut och få lite frisk luft, kanske till och med ta en kort promenad.
3. Hitta den bästa tiden på dagen
Du kanske inte är en 9-5 person. Faktum är att om du är en frilansare kanske du upptäcker att du arbetar bäst på kvällarna eller natten. Närhelst din mest produktiva tid på dagen är, försök att anpassa din dag runt det. Det här fungerar uppenbarligen inte så bra om du måste vara på kontoret vid vissa tider på dagen, men du kanske kan planera din att-göra lista runt din mest produktiva tid på dagen istället.
Praktiska tips: Om du upptäcker att du är mest produktiv till exempel klockan 11:00, se till att du planerar dina raster och annat arbete runt den tiden. Till exempel, din mindre viktiga administration först, sedan en paus, sedan ett fokuserat arbetspass på två timmar från 11:00 till 13:00. Försök att föra tidsloggar över allt du gör och kanske betygsätta hur produktiv varje arbetspass var från ett till tio. I slutet av dagen ser du tillbaka och du ser när din mest produktiva tid på dagen var.
4. En bra diet
Även om det är frestande och praktiskt att gå till kaféet eller restaurangen för lunch och ära den där läckra hamburgaren kommer det att förstöra din produktivitet för eftermiddagen. Vad du äter under dagen kommer att påverka hur du mår och hur pigg du är, och kommer därför att ha stor effekt på din produktivitet. Kanske kan du till och med söka råd från en nutritionist för bästa råd om vad du ska ta för att arbeta med dig.
Praktiska tips: Drick mycket vatten under dagen. Ta en flaska vatten till jobbet med dig varje dag. Om du är frestad att äta mellanmål, se till att äta hälsosam mat som nötter och russin. Undvik feta och ohälsosamma mellanmål som chips och kakor. Ät en god hälsosam frukost innan du åker hemifrån så dina första timmar är extremt produktiva. De säger att frukost är den viktigaste måltiden på dagen.
5. En uppgift i taget
Försök att dela upp din att-göra lista i små handlingsbara uppgifter som du kan ta itu med en i taget. Om du tittar på hela listan med uppgifter du måste slutföra innan din deadline kommer du få panik eftersom du inte kommer att kunna smälta allt helt och hållet. Det är mycket bättre att ta en uppgift, ta itu med det du behöver göra, utföra uppgiften, slutföra den och sedan gå vidare till nästa uppgift efter en kort paus.
Praktiska tips: Ta en uppgift från din lista och prioritera den genom att dra den till toppen av listan. Göm de andra uppgifterna eller markera dem som inaktiva så att du inte fokuserar på dem.
6. Arbeta med andra
Det är roligt att arbeta med andra för att nå ett gemensamt mål. Ni kommer att upptäcka att ni sporrar varandra och motiverar varandra. Du kommer förmodligen att upptäcka att du får mer gjort när du arbetar i ett litet team än när du arbetar på egen hand (detta kanske inte alltid är fallet för dig dock). Om du arbetar på distans kommer videokonferenser att hjälpa till att motivera alla och ge teamet produktivitet.
Praktiska tips: Försök att placera dina skrivbord runt dem som arbetar med samma projekt. Schemalägg en regelbunden videokonferens med dina distansarbetare och uppmuntra varandra med positiva resultat från föregående dags arbete. Kommunicera så ofta som möjligt med hjälp av kommentarsflödet online eller via e-post för att hålla alla informerade om vad som händer i projektet.
7. Belöna dig själv!
Du har jobbat hårt hela dagen och bockat av allt från din att-göra lista. Vad är näst på din lista över saker att göra? Varför inte belöna dig själv med en favoritdrink eller ta ditt team till din favoritmiddag efter jobbet för att fira. Du kanske också vill överväga att belöna dig själv (eller ditt team) på andra sätt som med en ekonomisk bonus eller till och med en guldstjärna på whiteboardtavlan!
Det finns många sätt du kan belöna dig själv och bara du vet det bästa sättet för dig. Vad du än gör, se till att du gör det regelbundet efter att du uppnått dina mål och du kommer att upptäcka att nästa gång en deadline kommer upp kommer du att se fram emot belöningen i slutet av den.
8. Sätt tydliga milstolpar
Att sätta tydliga milstolpar är viktigt i både det personliga och professionella livet. Som människor har vi en vana att sikta på stjärnorna och detsamma återspeglas i de mål vi sätter upp. Nu är det okej att vara lite djärv men när det kommer till ”mål” är det mycket bättre att tänka klart och vara realistisk.
Att sätta mål är ofta en överväldigande process. Så vad du behöver göra är att dela upp dina stora personliga och professionella projekt i mindre bitar och sätta dina mål därefter.
Att göra detta hjälper dig att hålla dig motiverad och hålla din energinivå uppe under hela resan. Dessutom kommer tydliga mål att göra det lättare för dig att hålla reda på dina framsteg. Tillåter dig att fira varje liten seger du uppnår. När du sätter in milstolpar, tänk på följande tips:
- Håll koll på deadline
- Spara alla viktiga datum i en onlinekalender
- Förbättra dina färdigheter i projektutvärdering
- Behandla varje milstolpe som en lärande upplevelse
- Planera dina möten väl
Möten är effektiva men de är allmänt missförstådda. Att planera och schemalägga möten är vanligt på nästan alla arbetsplatser. Det är därför det är viktigt att noggrant planera varje möte för att göra det ”mest effektivt”.
Ta all tid du behöver för att planera dina möten, men håll dem korta. Se till att alla nödvändiga element är på plats innan mötet börjar. Sätt upp en tydlig agenda för mötet och kommunicera samma sak till alla deltagare så att de kan komma bättre förberedda. Dessutom:
- Innan du skickar inbjudningar till mötet, fråga dig själv om det verkligen behövs
- Kontrollera allas tillgänglighet och välj den bästa tiden för mötet
- Ge så mycket detaljer du kan för förberedelser
- Spara en tidslucka för mötet och summera den inom den givna tidsramen
9. Ta dig an svåra uppgifter först
Uppenbarligen kan du inte göra varje uppgift eller aktivitet samtidigt. Det är därför det är viktigt att du tar reda på vilka uppgifter som ska slutföras först och vilka uppgifter som kan skjutas upp eller delegeras under projektplaneringsstadiet.
Försök att rangordna varje uppgift i din att göra-lista efter dess specifika vikt och brådska. Håll de ”viktigaste uppgifterna” överst och börja bocka av objekt i din lista uppifrån och ner. Tanken bakom det här tipset är väldigt lätt – om en uppgift verkar jobbig för dig, slappna av genom att bli klar med den så snart som möjligt.
10. Erkänn dina styrkor och svagheter
Ordet ”perfekt” är för bra för att vara sant. Det finns inget sätt för dig att vara perfekt i allt. Vi har alla svaga punkter och det är viktigt att erkänna dem för att identifiera förbättringsmöjligheter. Dessutom har varje individ sina egna styrkor, det vill säga något som de är väldigt bra på. För att förbättra din vardagliga arbetsprestation, måste du vårda dina styrkor och samtidigt övervinna dina svagheter.
Nöj dig aldrig med ”helt okej” när du kan uppnå ”fantastiskt”. Var din egen kritiker och fortsätt att utvärdera din prestation för potentiella förbättringar. Om du är ganska bra på något, gör vad du kan för att bli bäst på det. Undrar du hur du tar reda på dina styrkor och svagheter, här är några idéer som du kanske vill prova:
- Hitta mönster i din prestation
- Bestäm vad du trivs bäst med på jobbet
- Anteckna hur du reagerar på situationer som kräver handling, tanke och insikt
11. Avsluta det du påbörjar
En annan sak som sannolikt kommer att påverka din produktivitet och prestation på jobbet är att lämna saker oavslutade och icke färdiga.
Kommer du ihåg hur många gånger du har börjat arbeta med något och sedan överger det kort efter? Om detta ofta händer dig, då är det dags att ändra på det. Gör det inte till en vana att lämna saker halvfärdiga. Om du har startat ett projekt eller en uppgift, se till att du når hela vägen i mål med högsta kvalitet.
Sätt upp belöningar för dig själv. Gör det till en vana att fira framgång och belöna dig själv när du lyckas med ett projekt eller en uppgift. Genom att göra detta ökar din arbetsprestation och du kommer alltid att ha något att se fram emot på jobbet.
